L’utilizzo di un software fatturazione per la fatturazione elettronica non può prescindere dal ricorso al codice univoco, vale a dire il codice che serve a identificare gli uffici della pubblica amministrazione in modo tale che le fatture elettroniche possano essere ricevute dai rispettivi destinatari. Diverso è il codice destinatario, con il quale vengono individuati i privati nei rapporti business to business; esso viene fornito dalle software house che mettono a disposizione, attraverso i rispettivi gestionali, l’opportunità di ricevere le fatture. Sono sette i caratteri – sia lettere che numeri – che formano il codice destinatario, il quale permette ai fornitori e ai clienti di capire dove andranno consegnate le fatture che verranno generate. In sostanza, nel momento in cui il possessore di partita Iva vuole inviare la fattura, è tenuto a comunicare il codice destinatario per far sì che il Sistema di Interscambio provveda al suo smistamento.
Tutto quel che c’è da sapere sui codici destinatari
In sintesi, il codice destinatario dipende dal software fatturazione che si utilizza: a fornirlo non è l’Agenzia delle Entrate. Tutti i programmi gestionali sono caratterizzati da uno specifico codice identificativo che non cambia a seconda del numero di partita Iva. Tutti gli utenti di uno stesso software hanno lo stesso codice. Quest’ultimo può anche essere rilasciato attraverso il commercialista, nel caso in cui ci si affidi alla sua intermediazione per l’emissione e la spedizione delle fatture elettroniche. L’Agenzia delle Entrate assegna i codici destinatari unicamente a coloro che possiedono un canale di trasmissione accreditato sul Sistema di Interscambio: non i singoli utenti, quindi, ma le software house. Nulla vieta ai titolari di partita Iva di possedere un canale di trasmissione privato: semplicemente, è molto raro che ciò avvenga.
Che cosa fare in assenza di un codice destinatario
Anche se l’obbligo di fatturazione elettronica è entrato in vigore ormai da tempo, ci sono ancora numerosi professionisti che sono privi di un codice destinatario. Ciò, tuttavia, non costituisce un problema e non impedisce che le fatture possano essere inviate e ricevute come si desidera. La richiesta del codice destinatario e il relativo rilascio, infatti, non sono adempimenti vincolanti: in altri termini, non è previsto alcun obbligo in merito. Al tempo stesso, le imprese non sono nemmeno obbligate a comunicare ai fornitori il codice in questione. Esistono, infatti, dei canali di ricezione diversi che possono essere impiegati: ogni soggetto è libero di decidere quale sfruttare, valutando la comodità delle differenti soluzioni.
La posta elettronica certificata e le alternative
Nel caso in cui si decida di affidarsi all’indirizzo di posta elettronica certificata, quando il fornitore compila la fattura è tenuto a scrivere sette zeri nel campo dedicato al codice destinatario, mentre il campo riservato alla pec destinatario deve essere compilato con l’indirizzo fornito dal cliente. Se, invece, si decide di usare il codice alfanumerico di sette cifre, è unicamente il campo del codice destinatario che deve essere compilato. Può accadere, però, che il cliente non comunichi né il codice destinatario né l’indirizzo di posta elettronica certificata: in assenza di indirizzi telematici, il fornitore deve far sapere al cliente che potrà trovare la fattura sul portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione riservata Consultazione.
Le comunicazioni con l’Agenzia delle Entrate
Che si decida di usare la posta elettronica certificata o di ricevere i documenti con codice destinatario sul software fatturazione, si può provvedere alla comunicazione con l’Agenzia delle Entrate in maniera preventiva. Si può usufruire, in particolare, del servizio di pre-registrazione dell’indirizzo telematico. Se non viene comunicata alcuna scelta, il Sistema di Interscambio recapita la fattura all’indirizzo telematico che è riportato sulla stessa.
